Kaj so ponavljajoči računi?
Ponavljajoči račun je urnik, po katerem Normio — program za izdajanje računov — ob dogovorjenem dnevu sam izda nov račun iz predloge, ki ste jo enkrat pripravili. Za redne storitve je to avtomatsko fakturiranje: računa ni treba vsakič znova sestavljati.
Ob vsakem pošiljanju Normio:
- izda nov račun z novo zaporedno številko (npr.
RAC-260911-1), - stranki pošlje PDF račun in e-račun v standardu e-SLOG,
- ga doda med Dohodke, da ostane v vaši evidenci.
Vi osnutka ne izpolnjujete znova. Spremenite ga le, če se spremeni znesek, postavka ali e-poštno sporočilo.
Paket: Ponavljajoči računi so na voljo v Profesionalnem paketu. V brezplačnem paketu stran v meniju vidite, za uporabo pa potrebujete nadgradnjo.
Kdaj se splača?
Ponavljajoči račun je primeren, kadar stranki redno izdajate isti račun:
- mesečno svetovanje ali vodenje,
- najemnina ali uporaba prostora,
- naročnina na storitev,
- vzdrževanje, hosting ali podpora.
Če se znesek, stranka ali postavke vsakič spreminjajo, je običajna izdaja računov na strani Izdajanje še vedno boljša izbira. Kako izdati račun kot normirani s.p., je opisano v članku Kako izdati račun kot normirani s.p..
Korak 1: Pripravite osnutek računa
Ponavljajoči račun nastane iz obstoječega osnutka na strani Računi → Izdajanje.
- Odprite Izdajanje.
- Izberite stranko, storitve, količine in rok plačila — točno tako, kot želite, da izgleda vsak prihodnji račun.
- Kliknite Shrani račun. Osnutek ostane med osnutki; še ga ne pošiljate ročno.
Ta osnutek je predloga. Dokler je vezan na ponavljajoči račun, ga ni mogoče izbrisati — sicer bi se izgubila referenca na izvorni račun. Če želite predlogo spremeniti, najprej uredite osnutek (kjer je to mogoče) ali ustvarite nov osnutek in nov ponavljajoči račun.
Korak 2: Odprite Ponavljajoči računi
V stranskem meniju izberite Računi → Ponavljajoči računi.
Na vrhu strani je obrazec Nov ponavljajoči račun, spodaj pa seznam že nastavljenih urnikov.
Korak 3: Izberite osnutek
V polju Obstoječi osnutek računa izberite osnutek, ki ste ga shranili v koraku 1. Na seznamu vidite številko, stranko in znesek.
Če je seznam prazen, najprej shranite osnutek na strani Izdajanje.
Ob izbiri se e-poštni naslov prejemnika običajno napolni s podatkom stranke. Preverite ga, preden shranite.
Korak 4: Nastavite pogostost
Izberite, kako pogosto naj se račun izda. Vsa pošiljanja se izvedejo ob 8:00.
| Pogostost | Kaj izberete | Kdaj se pošlje |
|---|---|---|
| Dnevno | nič dodatnega | vsak dan ob 8:00 |
| Tedensko | dan v tednu (npr. ponedeljek) | vsak izbrani dan v tednu ob 8:00 |
| Mesečno | dan v mesecu (1–31) | vsak mesec na ta dan ob 8:00 |
Pri mesečnem urniku na dan, ki v krajšem mesecu ne obstaja (npr. 31.), Normio uporabi zadnji dan meseca. Februarski račun za »31.« torej odide 28. (ali 29.) februarja.
Če obrazec shranite dopoldne, je prvo pošiljanje praviloma naslednji ustrezni termin ob 8:00 — ne takoj.
Korak 5: Pripravite e-pošto
Vsak izdani račun gre stranki po e-pošti. Izpolnite:
- E-poštni naslov prejemnika — kam naj pride račun,
- E-naslov za odgovore (Reply-To) — kam naj stranka odgovori (običajno vaš naslov),
- Zadeva e-pošte,
- Besedilo e-pošte.
V zadevi in besedilu lahko uporabite oznake, ki se ob vsakem pošiljanju zamenjajo s podatki novega računa:
| Oznaka | Pomen |
|---|---|
{stevilka_racuna} | številka novega računa |
{tip_racuna} | tip (npr. račun) |
{datum_racuna} | datum izdaje |
{rok_placila} | datum zapadlosti |
{stranka} | naziv stranke |
{izdajatelj} | vaše podjetje |
{znesek} | znesek za plačilo |
Privzeta zadeva je na primer:
Pošiljamo vam {tip_racuna} - {stevilka_racuna}
Oznake vstavite s klikom na seznam Razpoložljive oznake ob obrazcu. Ne izmišljujte si lastnih {...} oznak — neznane oznake obrazec zavrne.
Korak 6: Ustvarite urnik
Kliknite Ustvari. Ponavljajoči račun se shrani in prikaže na seznamu z:
- stranko in zneskom,
- pogostostjo,
- datumom naslednjega pošiljanja,
- statusom Aktivno.
Od tu naprej ob predvidenem času poskrbi Normio.
Kaj stranka prejme: PDF račun in e-SLOG
Ob vsakem terminu Normio iz predloge izda nov račun, ga oštevilči za tisti dan in ga knjiži med Dohodke. Stranki po e-pošti pošlje račun v PDF (berljiv dokument) in elektronski račun e-SLOG (XML za samodejno obdelavo). Osnutek, ki ste ga izbrali kot predlogo, ostane osnutek — v Dohodke gre le vsak novi izdani račun.
Več o tem, zakaj PDF ni isto kot e-račun, je v članku E-računi v Sloveniji.
Če je v tem mesecu dosežena mesečna omejitev računov vašega paketa, se to pošiljanje preskoči, dokler omejitev ne dovoli nove izdaje. Na seznamu se ob urniku pokaže sporočilo o napaki.
Urejanje, zaustavitev in izbris
Na seznamu lahko urnik kadarkoli:
- Uredite — spremenite pogostost, dan in e-pošto (stranka in postavke ostanejo take, kot so v predlogi),
- Zaustavite — pošiljanje se ustavi, predloga ostane; kasneje jo znova vključite z Nadaljuj,
- Izbrišete — urnik se odstrani; že poslani računi v Dohodkih ostanejo.
Če spremenite pogostost, se naslednje pošiljanje izračuna znova od trenutka shranjevanja.
Pogoste napake
Ni osnutka na seznamu
Ponavljajoči račun lahko naredite samo iz osnutka, ne iz računa, ki je že v Dohodkih. Najprej shranite račun na Izdajanje in ga pustite med osnutki.
Osnutka ni mogoče izbrisati
To je pričakovano: osnutek, ki je predloga za ponavljajoči račun, je zaščiten. Če ga ne potrebujete več, najprej izbrišite ali zamenjajte ponavljajoči račun.
Napačen dan v mesecu
Preverite polje Dan v mesecu. Če želite račun 1. v mesecu, vnesite 1, ne datuma izdaje osnutka, razen če sta enaka.
Račun ni odšel
Preverite, da je urnik Aktiven, da je vnesen e-poštni naslov prejemnika in da niste dosegli mesečne omejitve računov. Na seznamu pod stranko se ob morebitni težavi izpiše kratek opis napake.
Zaključek
Ponavljajoči račun prihrani čas pri izdajanju računov za s.p. in podjetja, ki stranki redno pošiljajo isti znesek. Enkrat pripravite osnutek, nastavite pogostost in e-pošto — ob dogovorjeni uri Normio izda račun, pošlje PDF in e-SLOG ter ga zabeleži med Dohodke. Predlogo lahko kadarkoli zaustavite ali spremenite, že izdani računi pa ostanejo v evidenci.