E-računi v Sloveniji

Kaj so e-računi?

E-račun oziroma elektronski račun je račun, izdan, poslan, prejet in obdelan v elektronski obliki. Njegov glavni namen je avtomatizacija poslovnih procesov ter zmanjšanje ročnega dela pri obdelavi dokumentov.

Za razliko od klasičnega papirnatega računa ali PDF dokumenta vsebuje pravi e-račun strukturirane podatke, ki jih lahko programska oprema samodejno prebere in obdela.

Elektronski računi običajno vsebujejo:

• Podatke o izdajatelju
• Podatke o kupcu
• Datum izdaje
• Številko računa
• Postavke računa
• Davčne podatke
• Podatke za plačilo
• Sklice in reference

V Sloveniji je za e-račune najbolj razširjen standard e-SLOG 2.0, ki omogoča enotno izmenjavo podatkov med različnimi poslovnimi sistemi. Z Normio-m lahko račune izvozite v e-SLOG 2.0 format in jih brez dodatnih prilagoditev posredujete računovodstvu, poslovnim partnerjem ali drugim sistemom, ki podpirajo ta standard.

PDF račun ni isto kot e-račun

To je ena najpogostejših zmot med podjetniki.

Ko ustvarite račun v Wordu ali računovodskem programu in ga izvozite v PDF ter pošljete po e-pošti, to še ne pomeni, da ste poslali e-račun.

PDF je namenjen predvsem prikazu dokumenta človeku.

Pravi e-račun pa vsebuje strukturirane podatke v XML obliki, ki jih lahko poslovni sistemi prejemnika neposredno uvozijo brez ročnega vnosa. To bistveno zmanjša možnost napak in pohitri obdelavo dokumentacije.

Zato številni ponudniki tako kot Normio, danes ustvarijo oba dokumenta:

• e-račun v standardu e-SLOG 2.0
• PDF vizualizacijo za pregled uporabnika

Kako delujejo e-računi v Sloveniji?

V Sloveniji elektronski računi temeljijo na standardiziranih formatih za izmenjavo podatkov.

Najpogosteje uporabljeni formati so:

• e-SLOG 2.0
• UBL 2.1
• CEFACT
• PEPPOL BIS

Za domače poslovanje se najpogosteje uporablja standard e-SLOG 2.0, ki ga podpira Uprava Republike Slovenije za javna plačila (UJP).

Proces izdaje običajno poteka tako:

1. Ustvarite račun v programu za fakturiranje.
2. Program samodejno pripravi XML datoteko e-računa.
3. E-račun se pošlje preko ustreznega kanala.
4. Prejemnik ga prejme neposredno v svoj poslovni ali računovodski sistem.
5. Sistem ga samodejno obdela.

Kaj je e-SLOG 2.0?

e-SLOG 2.0 je slovenski standard za elektronske račune in druge elektronske poslovne dokumente.

Standard je bil uveden kot nadgradnja starejših različic e-SLOG 1.6 in 1.6.1. Od oktobra 2020 UJP za poslovanje s proračunskimi uporabniki podpira izključno e-SLOG 2.0.

Prednosti standarda e-SLOG 2.0:

• Boljša skladnost z evropskimi standardi
• Enostavnejša izmenjava med sistemi
• Večja interoperabilnost
• Podpora dodatnim poslovnim dokumentom
• Lažje povezovanje z mednarodnimi omrežji

Pomembno je vedeti, da e-SLOG 2.0 ni samo format za račune. Omogoča tudi izmenjavo drugih poslovnih dokumentov, kot so:

• e-naročilnice
• e-dobavnice
• e-potrditve naročilnic
• spremljajoči poslovni dokumenti

Kdo mora uporabljati e-račune?

Obveznost uporabe e-računov je odvisna od vrste poslovanja. Od 1. januarja 2028 bo elektronska izmenjava računov obvezna za poslovanje med podjetji (B2B), kar vključuje tudi normirane s.p. in druge samostojne podjetnike. Ker PDF račun ne velja za strukturiran e-račun, bodo podjetja potrebovala podporo za standarde, kot je e-SLOG. Normio omogoča izvoz računov v e-SLOG format in tako pomaga pri pripravi na prihajajoče zakonske zahteve.

Poslovanje z javnim sektorjem

Če izdajate račune:

• občinam,
• šolam,
• vrtcem,
• zdravstvenim domovom,
• ministrstvom,
• javnim zavodom,

morate račune pošiljati v obliki e-računa. Poslovanje s proračunskimi uporabniki preko navadnih PDF računov ni dovoljeno.

Poslovanje med podjetji

Za poslovanje med podjetji uporaba e-računov trenutno večinoma ni zakonsko obvezna, vendar se njihova uporaba hitro povečuje zaradi:

• avtomatizacije,
• nižjih stroškov,
• hitrejše obdelave,
• manj napak.

Poslovanje s fizičnimi osebami

Pri poslovanju s končnimi kupci e-računi praviloma niso obvezni. Večina podjetij še vedno uporablja PDF račune ali račune v tiskani obliki.

E-računi za normirani s.p.

Za normirane samostojne podjetnike imajo elektronski računi več prednosti.

Najpomembnejše so:

• hitrejša izdaja računov,
• manj administracije,
• samodejno knjiženje,
• enostavnejše sodelovanje z računovodstvom,
• možnost poslovanja z javnim sektorjem.

Če kot s.p. sodelujete z občinami, šolami ali drugimi javnimi ustanovami, boste e-račune skoraj zagotovo potrebovali.

Dobra novica je, da sodobni programi za izdajanje računov celoten postopek avtomatizirajo, zato uporabnik običajno sploh ne vidi XML datoteke ali tehnične strukture e-SLOG 2.0.

Kako se e-računi pošiljajo?

V Sloveniji obstaja več načinov pošiljanja.

Najpogostejši so:

• Portal UJPeRačun
• PEPPOL omrežje
• Banke
• Certificirani ponudniki e-poti
• Poslovni programi z integracijo e-računov

Za manjše izdajatelje je pogosto dovolj portal UJPeRačun, medtem ko večja podjetja običajno uporabljajo avtomatizirane povezave.

Najpogostejše napake pri e-računih

Pri izdaji elektronskih računov se pogosto pojavljajo naslednje napake.

Pošiljanje PDF dokumenta namesto e-računa

PDF ni e-račun in ga številni sistemi ne morejo samodejno obdelati.

Napačen prejemnik

Pred pošiljanjem vedno preverite identifikacijo prejemnika in morebitne zahteve glede e-računov.

Nepravilni davčni podatki

Napake pri davčnih stopnjah in klavzulah pogosto povzročijo zavrnitev dokumenta.

Zastarel standard

Pri poslovanju z javnim sektorjem morate uporabljati e-SLOG 2.0. Stare različice standarda niso več podprte.

Zaključek

E-računi postajajo standard sodobnega poslovanja. Čeprav jih veliko podjetnikov še vedno zamenjuje s PDF računi, gre za bistveno naprednejšo obliko izmenjave podatkov, ki omogoča avtomatizacijo celotnega procesa od izdaje do knjiženja.

Za poslovanje z javnim sektorjem so elektronski računi že obvezni, vse več podjetij pa jih uvaja tudi v zasebnem sektorju zaradi nižjih stroškov, manj napak in hitrejše obdelave dokumentov. Če izdajate račune kot normirani s.p., je poznavanje standarda e-SLOG 2.0 danes praktično nujno znanje za učinkovito poslovanje.