Vodič: Kako prenesti obstoječe PDF račune v Normio

Zakaj prenesti obstoječe račune v Normio?

Veliko normiranih s.p.-jev ima izdane račune razpršene na več mestih — v e-pošti, v mapah na računalniku, v starem računovodskem programu ali celo v fizični obliki, ki so jo nato skenirali v PDF. Ko vse te račune prenesete v Normio, dobite:

• Pregled na enem mestu — vsi izdani računi (dohodki) skupaj, z iskanjem in filtri.
• Samodejno izluščene podatke — AI iz PDF-ja prebere stranko, znesek, datum in postavke, zato vam ni treba ničesar prepisovati ročno.
• Boljši pregled nad poslovanjem — ko so podatki v sistemu, jih Normio prikaže v poročilih in finančnih kazalnikih.
• Lažjo pripravo letnega poročila — zbrani podatki so osnova za izvoz obrazcev za eDavke.

Dobra novica je, da vam ni treba ničesar prepisovati ročno. PDF-je preprosto naložite, za ostalo pa poskrbi AI.

Korak 1: Pripravite vse svoje PDF račune

Pred uvozom si vzemite nekaj minut in zberite račune na enem mestu. Priporočamo, da:

• zberete vse izdane PDF račune, ki jih želite prenesti (npr. iz e-pošte, map ali starega programa),
• preverite, da so datoteke berljive in dovolj kakovostne (čist sken ali izvožen PDF da boljši rezultat kot zamegljena fotografija).

Normio podpira naslednje formate datotek:

Nasvet: Datoteke lahko naložite po sklopih (npr. po mesecih ali po nekaj deset računov naenkrat). Tako boste imeli boljši pregled nad uvozom in lažje preverili rezultate.

Korak 2: Naložite dokumente

V Normio pojdite na stran Dohodki, kjer lahko najdete razdelek Naloži dokumente:

1. Kliknite Kliknite za izbiro datotek in izberite vse PDF račune, ki jih želite prenesti (izberete jih lahko več hkrati).
2. Izbrane datoteke se izpišejo na seznamu, da preverite, ali ste izbrali prave.
3. Kliknite gumb Naloži.

Datoteke se prenesejo v Normio in samodejno uvrstijo v vrsto za obdelavo z AI.

Korak 3: Počakajte na AI obdelavo

Po nalaganju AI vsak dokument prebere in iz njega samodejno izlušči ključne podatke:

• podatke o stranki oziroma izdajatelju,
• številko in datum računa,
• postavke ter zneske,
• davčne podatke.

Obdelava traja nekaj trenutkov na dokument. Med tem se ob računih prikazuje status obdelave, zato lahko spremljate napredek.

Korak 4: Preverite uvožene podatke

Ko AI zaključi obdelavo, se računi pojavijo na seznamu. Priporočamo, da vsak uvožen račun na hitro preverite, saj lahko AI v redkih primerih kak podatek prebere napačno — še posebej pri slabše berljivih ali nenavadno oblikovanih dokumentih.

Za vsak račun preverite predvsem:

• pravilnost zneska in datuma,
• podatke o stranki oziroma izdajatelju,
• davčne podatke in morebitne klavzule.

Če kateri podatek ni pravilen, ga preprosto popravite v podrobnostih računa in shranite.

Nasveti za uspešen prenos

• Kakovost dokumentov. Čim bolj berljiv je PDF, tem natančneje AI prebere podatke. Originalni PDF-ji praviloma dajo boljši rezultat kot fotografije papirnatih računov.
• Uvažajte po sklopih. Namesto da naložite stotine datotek naenkrat, jih razdelite v manjše skupine. Tako jih lažje pregledate in preverite.
• Bodite pozorni na mesečno omejitev. Število dokumentov, ki jih lahko obdelate, je odvisno od vašega paketa.
• Vse izdane račune uvozite na strani Dohodki — tako bodo od začetka pravilno razvrščeni.

Pogoste težave

Datoteka se ni naložila

Preverite, ali je v podprtem formatu (PDF, PNG, JPEG, GIF) in manjša od 25 MB.

AI je prebral napačen podatek

Odprite podrobnosti računa, ročno popravite podatek in shranite. Najpogosteje gre za slabše berljive skene.

Ne vidim gumba za nalaganje

Razdelek Naloži dokumente je skrit pod gumbom Prikaži filtre in nalaganje na vrhu strani Dohodki.

Zaključek

Prenos obstoječih PDF računov v Normio je preprost: račune pripravite, jih prek funkcije Naloži dokumente uvozite v nekaj klikih, AI pa samodejno izlušči podatke, ki jih le še hitro preverite. Tako brez ročnega prepisovanja zberete celotno zgodovino poslovanja na enem mestu in si poenostavite pregled nad računi ter pripravo na letno poročanje.